Gennemgang af indlæg

Hvad er Digitization

Digitization er et begreb, der bruges i mange digitale kontekster, og en forståelse af fænomenet er essentiel, hvis man vil have en dybere indsigt i den digitale verden, vi lever i. I denne artikel vil vi gøre vores bedste for at forklare, hvad digitization er og hvad og hvem det gavner.

Hvad er digitization

Digitization bruges ofte synonymt med det næsten identiske ord ’digitALization’. Selvom begreberne er nært beslægtede, betyder de dog ikke helt det samme, og en klar distinktion er vigtig, hvis man vil have en dybdegående forståelse af emnet og for data generelt.

Digitization betyder kort og godt at konvertere analoge informationer – herunder objekter, tekster, lyd, eller billeder – til et digitalt format, som kan opbevares på og tilgås af computere, mobiltelefoner og andre digitale apparater, og indebærer ofte kodning af data og dokumenter. Ved digitization skabes således en digital repræsentation af fysiske objekter og egenskaber. På sin vis kan digitization derfor godt siges at være forbindelsen mellem software og vores fysiske verden, når det kommer til information og digitale processer.

Eksempler på hvad digitization er og ikke er

Et godt eksempel på digitization er, når et originalt, historisk dokument oprindeligt kun er tilgængeligt for dem, som fysisk bevæger sig hen til dets lokation på et museum eller et arkiv men senere bliver digitized ved at blive scannet og uploadet til en hjemmeside, således at det nu bliver tilgængeligt for alle med en internetadgang. Andre eksempler tæller, når man konverterer musikken fra en vinylplade til digitale MP3-filer eller når man laver en 3D-scanning af flerdimensionale kunstværker såsom skulpturer. Digitization er således en grundpille inden for informationsdeling, da det i teorien tillader at data kan opbevares, deles, og tilgås hurtigt og ubegrænset, uden at dette slider på indholdet, som ville være tilfældet, hvis der var tale om et fysisk objekt såsom et historisk dokument eller en vinylplade.

Det er også vigtigt at vide, hvad digitization ikke er. Mens der umiddelbart er mange ligheder mellem at indfange information i et digitalt format – såsom når du tager et billede af dit kæledyr – og at tage noget information, der allerede er indfanget på et ikke-digitalt medie og konvertere det til et digitalt format, så det er kun det sidstnævnte, der strengt taget kan sige at være digitization. Digitization er heller ikke det samme som at erstatte det oprindelige data. Gøres et dokument digitalt kan det selvfølgelig i nogle tilfælde give praktisk eller lovmæssig mening at destruere det fysiske papirark, men dette er ikke en selvfølgelighed ved digitization, der ofte fungerer som et supplement eller som en sikkerhedsforanstaltning i forhold til opbevaringen fysiske data.

Hvilken gavn kan man få af digitized filer

Når man har digitized en række analoge informationer, vil man ofte ønske ikke blot at kunne arkivere de digitale repræsentationer eller udbrede dem med henblik på vidensdeling – man vil også ønske at anvende dem til at effektivisere forskellige systemer og processer, eksempelvis på arbejdspladser. Digitization-projekter omhandler måske at gennemgå gamle firmadokumenter akkumuleret igennem årtier og konvertere dem til digitale formater. Et andet projekt kan være at gøre det til et indsatsområde, at al ny information løbende bliver oprettet i eller konverteret til digitale formater, mens fysiske kopier enten destrueres eller opbevares som sekundære kopier.

Digitized medier er således i mange tilfælde en essentiel del af at effektivisere diverse procedurer i firmaer, hvis arbejdsform er eller har været præget af at skulle håndtere mange analoge data, og derfor ligger inde med eksempelvis bunker af mapper med gamle regnskaber eller patientdata. Fysiske papirark optager plads, ligesom det kan være besværligt og tidskrævende manuelt at skulle sortere, søge efter, og gennemlæse dokumenter med henblik på at finde specifikke informationer. Digitizes indhold og sættes det i et overskueligt system, åbner dette altså op for en række muligheder for effektivisering. Først og fremmest muliggør det, at man frem for at skulle gå ud på bagved og bladre arkivmapperne igennem blot lynhurtigt kan klikke sig frem til de dokumenter, som man søger – uden på noget tidspunkt at skulle bevæge sig væk fra sit skrivebord.

I forhold til eksempelvis patientdata, kan det ligefrem risikere at blive vigtigt for borgeres liv og helbred, at deres sundhedsdata ikke nemt kan destrueres og at de også kan findes inden for en rimelig tidsramme, hvis disse bliver relevante i forhold til behandling. Således giver det mening at digitize data fra den tid, hvor lægejournaler stadig blev udført i hånden, således at borgere født inden samfundets digitalisering kan sikres af vedvarende, lettilgængelige digitale data på samme måde, som yngre borgere altid har kunnet det.

Endnu en effektiviserende dimension af digitization kan ydermere opnås ved anvendelsen af diverse softwareprogrammer, der eksempelvis er i stand til at aflæse enkelte ord og tegn i digitale dokumenter, så brugeren kun skal søge efter og fokusere på de specifikke data, de har behov for her og nu. Der findes ligeledes programmer, der eksempelvis kan analysere lydfilers egenskaber såsom pitch og tempo, hvilket er endnu et eksempel på, hvordan digitization og anvendelsen af digitized filer kan hjælpe med at løfte den manuelle arbejdsbyrde og derved sparer både tid og frustrationer.

Skal vi tage en snak om din virksomhed, over en kop kaffe?